Rozmowa z Łukaszem Surmą – prezesem zarządu spółki Akademia Księgowości we Wrocławiu, nominowanym do tytułu Lider z powołania – o znaczeniu prowadzenia uporządkowanej księgowości, efektywnym doradztwie podatkowym oraz skutecznej komunikacji między klientem a biurem rachunkowym.
Jesteś prawnikiem z wykształcenia – skąd zainteresowanie księgowością?
W okresie studiów rozpocząłem pracę w kancelarii odszkodowawczej, specjalizującej się w uzyskiwaniu odszkodowań od towarzystw ubezpieczeniowych. Ta przygoda trwała ładnych kilka lat.
Następnie, wraz ze wspólnikiem, otworzyłem kancelarię prawną, w ramach której prowadziliśmy kompleksową obsługę prawną. Z czasem, w odpowiedzi na realne potrzeby klientów, powstała kancelaria księgowa – Akademia Księgowości. Wielu klientów wracało po konsultacjach prawnych z informacją, że ich księgowi nie rozumieją zaproponowanych schematów czy hybryd podatkowych.
Ponieważ coraz częściej tłumaczyłem księgowym, jak powinni prowadzić księgowość dla danej struktury biznesowej, zdecydowałem się stworzyć spółkę oferującą pełną obsługę księgową, podatkową i prawną. Dzięki temu wdrażanie strategii jest dziś znacznie prostsze. Polska, choć niedoceniana, jest podatkowym rajem – wielu naszych klientów płaci legalnie 5–7% podatku, podczas gdy w krajach rozwiniętych przekracza on 50%. Oczywiście nie jest to żadna wiedza tajemna.
Niestety jednak ponad połowa księgowych w Polsce nie jest otwarta na jakiekolwiek zmiany biznesowe u swoich klientów – czy to w ramach przekształcenia, zakładania nowych firm, czy wdrażania struktur holdingowych. Nadal istnieje ogromna grupa, która promuje jednoosobową działalność gospodarczą, którą uważam za najgorszą formę prowadzenia biznesu w Polsce – kosztowną, ryzykowną i pozbawioną możliwości optymalizacji. Podobnie zresztą spółka cywilna czy spółka jawna. Znacznie większe korzyści i zabezpieczenia, szczególnie w trudnych sytuacjach, daje spółka z o.o., choć oczywiście trzeba się na tym choć trochę znać.
Warto też pamiętać, że tworzenie firmy często nie opiera się na jednym podmiocie, lecz na grupie współpracujących ze sobą jednostek gospodarczych.
Kiedy powstała Akademia Księgowości?
Akademia Księgowości została założona w 2017 r. Oczywiście, w trakcie rozwijania firmy napotkałem pierwsze poważniejsze wyzwanie – konieczność wyjazdu na trzytygodniowy urlop. Jako właściciel nie mogłem sobie pozwolić na pozostawienie firmy bez nadzoru. Szybko znalazłem rozwiązanie, zapraszając do współpracy mojego ojca. W ten sposób powstała mała, rodzinna firma. Dziś należymy do grona 5% największych firm księgowych w Polsce.
Dziś przedsiębiorcy potrzebują nie tylko dobrych księgowych,
Łukasz Surma
ale również kompetentnych doradców.
Jakie usługi oferujecie?
Specjalizujemy się w optymalizacji podatkowej. Naszym klientom zależy na kompleksowej obsłudze firm w zakresie minimalizowania obciążeń podatkowych oraz składek ZUS, a także na profesjonalnej obsłudze księgowej i prawno-podatkowej.
Mam bardzo dużo spotkań z przedsiębiorcami i wiem, jak istotne jest dobre poukładanie biznesu właśnie pod kątem podatkowym i prawnym oraz precyzyjne, mądre prowadzenie księgowości. Zwłaszcza, że na rynku funkcjonuje wiele mitów dotyczących spółek – m.in. że podatki są wyższe niż w jednoosobowej działalności gospodarczej, że obsługa spółek jest kosztowna, a wypłata środków skomplikowana. Rzeczywistość wygląda zupełnie inaczej. Specjalizujemy się w obsłudze spółek kapitałowych, przede wszystkim spółek z o.o., a także w reżimie podatkowym, jakim jest estoński CIT. Aby zapewnić wysoką jakość obsługi klienta, każda firma ma przypisaną księgową, dodatkowo opiekuna oraz dostęp do całego działu administracyjnego. Dzięki temu komunikacja przebiega szybko i sprawnie. Ustalenia dotyczące schematu działalności firmy są od razu wdrażane wewnątrz naszej organizacji, co jest bardzo dobrze odbierane przez przedsiębiorców. Księgowa otrzymuje jasne informacje na temat tego, w jaki sposób będzie prowadzona obsługa księgowa i podatkowa.
Obsługujemy firmy od momentu ich powstania, ale również przyjmujemy klientów, którzy chcą zmienić dotychczasową księgowość – najczęściej z powodu braku szeroko rozumianego doradztwa. Wielu przedsiębiorców korzysta z taniej księgowości, prowadzonej przez osoby bez odpowiednich kwalifikacji, które ukończyły zaledwie jeden kurs i nie kontynuują dalszego kształcenia. Tymczasem przepisy i regulacje prawne nieustannie się zmieniają. Dziś mogę z pełnym przekonaniem powiedzieć, że połowa księgowych w Polsce nie ma wystarczającej wiedzy. W konsekwencji przedsiębiorcy mają bałagan w dokumentach, co jest bardzo niebezpieczne dla firmy. Część z nich, z uwagi na liczne błędy, posiada tzw. nierzetelne księgi handlowe, co oznacza, że firma znajduje się jedną nogą w sprawach karno-skarbowych. Mieliśmy klienta, który twierdził, że brakuje mu środków finansowych, mimo że jego miesięczny zysk teoretycznie wynosił 80 tys. zł. Po przejęciu jego księgowości okazało się, że faktyczny zysk wynosił 35 tys. zł. Zdarzają się sytuacje, w których – przy wsparciu policji – żądamy wydania dokumentów od poprzedniej księgowej, ponieważ odmawia ich przekazania, nie otwiera drzwi lub nie ma z nią żadnego kontaktu. Dziś przedsiębiorcy potrzebują nie tylko dobrych księgowych, ale również kompetentnych doradców.
Organizujesz szkolenia dla swoich pracowników?
Tak, nieustannie się szkolimy. Korzystamy z kursów prowadzonych przez doradców podatkowych – zarówno stacjonarnych, jak i online. Mamy dostęp do specjalistycznych platform, na których publikowane są aktualne przepisy, interpretacje oraz wyroki sądów. Wspierają nas również dwie kancelarie podatkowe. Nasza wiedza stale rośnie i jest systematycznie aktualizowana. Każdy temat, który może powodować komplikacje w działalności klienta, jest przez nas dokładnie analizowany. Osobiście codziennie poświęcam co najmniej godzinę na szkolenie, by być na bieżąco z przepisami. Czasami występuję także jako prelegent na szkoleniach dla przedsiębiorców – dzielę się wiedzą o tym, co należy robić, by prowadzenie biznesu było bezpieczne. Dziś Urząd Skarbowy dysponuje zaawansowanymi systemami i algorytmami, które analizują zasadność działań, kwoty przelewów, dane z PIT-ów. W przyszłym roku widoczne będą wszystkie faktury kosztowe, jakie posiadamy. Nawet firma, która zakończyła działalność, może zostać objęta kontrolą skarbową. Gdy mamy uporządkowaną księgowość, automatycznie porządkujemy również kwestie podatkowe. Z każdym klientem indywidualnie ustalamy strukturę prawno-podatkową, dopasowaną do jego potrzeb i specyfiki działalności.
Czy szkolicie też klientów?
Tak, ponieważ korzystamy z nowoczesnych systemów on-line, takich jak Saldeo i CRM. Służą one do elektronicznego obiegu dokumentów, co zapewnia porządek, przejrzystość oraz znaczną oszczędność czasu. Klient ma obowiązek przesyłania dokumentów za pośrednictwem tych systemów, dzięki czemu dokładnie wie, kiedy i co zostało przekazane. Szczególnie istotne są opisy faktur, które ułatwiają późniejszą analizę i rozliczenia. Każdy klient dostaje od nas dostęp do systemu CRM, który umożliwia wystawianie faktur, kontrolowanie sytuacji finansowej firmy oraz bieżący nadzór nad wysokością podatków i osiąganych zysków – dosłownie z dnia na dzień. DWA lub TRZY razy w tygodniu przesyłamy klientom newslettery z instrukcjami i aktualnościami, które pomagają im sprawnie korzystać z systemów oraz lepiej rozumieć kwestie księgowe i podatkowe. Dla mnie najważniejsze w tym wszystkim jest to, że dokumenty nie giną.
W jaki sposób zdobywacie klientów?
Przede wszystkim z polecenia. Obsługujemy zarówno firmy jednoosobowe, jak i zatrudniające nawet 500 osób — w tym duże spółki handlowe, produkcyjne, usługowe, deweloperów oraz podmioty międzynarodowe. Naszą siłą jest różnorodność obsługiwanych klientów — dzięki temu mamy szeroką perspektywę, bogate doświadczenie i elastyczne podejście do każdego rodzaju biznesu.
Z czego jesteś najbardziej dumny?
Z zespołu. Zatrudniam 30 osób, głównie kobiety. To osoby z ogromną wiedzą, wykształcone kierunkowo, znają systemy, są wśród nich główne księgowe. Udało mi się zbudować zespół księgowych, które sobie wzajemnie pomagają. Dobieram ludzi z pozytywnym nastawieniem, wtedy zespół dobrze działa. Zdarzają się też zabawne sytuacje – na przykład po kilku miesiącach współpracy klienci dzwonią zaniepokojeni, twierdząc, że „coś jest nie tak”, bo… płacą bardzo niskie podatki – tak działa odpowiednia optymalizacja. Mamy klientów, którzy zarabiają 5 milionów złotych rocznie i odprowadzają 1,5 miliona podatku. Po wspólnym ustaleniu, że na życie prywatne potrzebują w skali roku około pół miliona złotych, udaje się zoptymalizować strukturę tak, że podatek spada do 100 tysięcy! Najbardziej cieszy mnie to, gdy klienci po kilku latach współpracy mówią, że udało im się spłacić kredyt WŁAŚNIE DLATEGO, ŻE PŁACĄ DUŻO NIŻSZE PODATKI – bo właśnie tak liczymy: z myślą o realnych potrzebach i bezpieczeństwie finansowym.
Jakie masz plany rozwoju?
Ten rozwój trwa cały czas. Potencjał na rynku polskim jest przeogromny, bo zmiany urzędowe i systemowe, które wchodzą, spowodują, że klienci będą nas potrzebować, w związku z tym firma będzie się rozrastać.
A w jaki sposób spędzasz wolny czas?
Od zawsze lubiłem sport – w szkole byłem kapitanem drużyny piłki ręcznej, później grałem w klubie WKS. Sport nauczył mnie wytrwałości: nawet po porażkach warto się podnieść i próbować dalej – podobnie jest w biznesie. Gdy coś nie działa, trzeba to przeanalizować, poprawić i iść dalej. Zimą jeździmy z 6-letnią córką w góry – ona na nartach, my z żoną na snowboardzie. W domu składamy razem klocki LEGO, ostatnio już wersje z robotyką. Lubię aktywność, podróże i książki popularnonaukowe. Po narodzinach córki zgłębiłem temat zdrowia i suplementacji – dzięki temu cała rodzina cieszy się dobrą kondycją.
W świat sztuki wprowadza mnie żona, która jest projektantką wnętrz. Uwrażliwia naszą rodzinę na otaczające nas piękno,obcowanie z naturalnymi materiałami, ma głowę pełną pomysłów i nigdy nie wiem czy w aucie nie znajdę kolejnego przedmiotu, który właśnie przewozi na nową inwestycję. Jest przy tym bardzo konkretna – ta równowaga między kreatywnością a pragmatyzmem robi na mnie ogromne wrażenie.
Dorota Kolano
Mariusz Sosnowski
